Le misure di distanziamento sociale disposte dal Governo italiano a contrasto della diffusione dei contagi da Covid-19 hanno portato alla sospensione di numerose attività lavorative, fatta salva la possibilità di attuare modalità di lavoro agile per quelle attività che i lavoratori possono svolgere al proprio domicilio.
È anche il caso di molti agenti di commercio, che stanno garantendo continuità di servizio a mandanti e clienti lavorando in modalità “smart”.
Cos’è lo smart working
La definizione di smart working è inclusa nell’articolo 18 della Legge n. 81/2017.
Si tratta di una “modalita’ di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.
Ancora, prosegue la norma, “la prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva“.
Dunque, lo smart working non è telelavoro. Il telelavoratore è soggetto a regole più rigide nella determinazione del luogo di lavoro, delle modalità e degli orari di accesso ai sistemi informatici dell’azienda, e altro ancora.
Agenti: smart per definizione
Molti agenti di commercio hanno la necessità di accedere a gestionali, posta elettronica e altri sistemi informatici per inserimento e conferme d’ordine, o per fornire altre informazioni commerciali ai clienti, mentre sono fuori ufficio o viaggiano. Di fatto, una buona parte di loro operava già in smart working.
In un periodo di emergenza come quello attuale, è necessario che tutti adottino accorgimenti e strumenti per lo smart working.
L’ufficio in casa con pochi euro
Per lavorare da casa in piena efficienza e continuare a farlo anche quando l’emergenza sarà passata, bastano una scrivania un tavolo da adibire, completamente o in parte, a postazione fissa di lavoro, e una poltrona con seduta e schienale regolabili in altezza e posizione.
Se si dispone di un notebook, per non affaticare braccia e spalle è consigliabile collegarlo a una tastiera ergonomica USB o Bluetooth, a un mouse senza fili (sempre Bluetooth, ricaricabile o alimentato con batterie ricaricabili), a uno speaker esterno (collegamento jack audio o Bluetooth).
Per non affaticare la vista, collegare il computer a un monitor da almeno 21’’ con un cavo VGA o HDMI; in alternativa, andrà benissimo anche un televisore LCD o LED con ingresso HDMI.
La stampante funziona in modalità wireless se è collegata alla stessa rete ADSL o fibra cui è connesso il computer.
Se si dispone di un router e di una connessione internet dual band, che sfrutta le bande da 2.4 e 5 Gigahertz, assicurarsi che computer e stampante stiano utilizzando la stessa banda; in caso contrario non è possibile stampare.
Scegliere la banda da 2.4 GHz se si utilizzano computer, stampante e altri dispositivi (tablet, smartphone) a distanza elevata dal router.
Preferire la banda da 5 GHz se la postazione di lavoro è vicina al router e in casa sono presenti molti altri dispositivi senza fili, che “viaggiano” anch’essi a 2.4 GHz e possono essere fonte d’interferenza.
Per settare le bande da 2.4 e 5 GHz, potrebbe essere necessario eseguire il band steering, seguendo le istruzioni riportate sul manuale del router.
Le app da installare
Per interagire con colleghi, clienti e fornitori quasi come dal vivo, Skype è sicuramente l’applicazione di riferimento.
Oltre alla possibilità di organizzare chiamate dal vivo, con la sua versione gratuita è possibile condividere in tempo reale documenti e file, anche di grande dimensione, tramite la chat, e di conservare le registrazioni delle chiamate, singole o video chat di gruppo fino a 25 persone.
Questo soddisfa la maggior parte delle esigenze di contatto con i clienti, ad esempio per la formazione tecnico-commerciale di personale di vendita e installatori.
Skype for business consente di aggiungere fino a 250 persone alle riunioni online e sarà sostituita da Microsoft teams il 21 luglio 2021. Attualmente sono interoperabili: chi possiede un abbonamento ai servizi Microsoft, può usarle entrambe.
Anche Google Hangouts permette di tenere videoconferenze ed è una valida opzione per chi fa largo utilizzo dei tool Google: Gmail, Calendar, Documenti e così via. Le conversazioni possono comprendere fino a 150 persone. Alle videochiamate possono partecipare fino a 10 persone (Gmail, G Suite Basic) o 25 (Business, Education).
Si può arrivare a 100 persone collegate in contemporanea con Zoom, e non è necessario che gli invitati abbiano un account: basta inviargli un link affinché partecipino alla conferenza.
L’account gratuito di Zoom limita la durata delle videoconferenze a 40 minuti. Con gli abbonamenti Pro, Zoom Business ed Enterprise, a canone mensile, si superano i limiti di tempo, si può aggiungere un numero più elevato di utenti, si ottiene dello spazio cloud per le registrazioni.
Oggi più che mai è opportuno disporre di uno spazio cloud per archiviare e condividere facilmente i documenti: Google Drive e Microsoft One Drive, come anche iCloud di Apple sono i servizi più diffusi e flessibili in termini di spazio che offrono, sia gratis che a pagamento.
Questi sono solo alcuni degli strumenti che il web offre ad aziende e professionisti per dare continuità alla propria attività lavorativa e restare vicini ai clienti nonostante il distanziamento da Covid-19.
