Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) rappresenta una normativa complessa e in continua evoluzione. Questo tema è cruciale per gli agenti di commercio, che gestiscono quotidianamente una vasta quantità di informazioni sensibili.
L’avvocato Michele Taccarelli, Consulente Legale ARAME, chiarisce i principali aspetti del GDPR e offre consigli pratici per una corretta gestione dei dati personali.
Quando parliamo di dati e di privacy, cosa occorre tenere presente?
Dobbiamo considerare i dati come un bene immateriale. I dati personali sono tutti gli elementi che consentono di identificare una persona fisica, come ad esempio nome, cognome, codice fiscale, residenza. I dati sensibili includono informazioni sull’orientamento politico, religioso, sessuale e lo stato di salute, e richiedono una maggiore tutela rispetto ai dati personali. La partita IVA di una società non è invece un dato personale, perché non si riferisce a una persona fisica.
Come devono regolarsi gli agenti di commercio quando trattano dati personali?
Gli agenti devono tenere presente che quando si interfacciano con una persona fisica, devono applicare un tipo di tutela diverso rispetto a quello che occorre applicare nei confronti di una società, salvo che non trattino dati comunque personali, come ad esempio l’indirizzo e-mail, non aziendale, che un dipendente utilizza sul lavoro.
Le scuole di formazione inviano frequentemente e-mail agli agenti, affermando che i corsi di aggiornamento sulla privacy sono obbligatori. È vero?
Non c’è alcun obbligo, in realtà. Per quanto riguarda la normativa sulla privacy in Italia, siamo fermi al Regolamento GDPR 679/2016, entrato in vigore il 25 maggio 2018 e tuttora vigente. Inoltre, si precisa che il Codice della Privacy, il decreto legislativo 196/2003, è stato parzialmente abrogato, ma alcuni articoli – di notevole rilievo – sono ancora oggi in vigore.
Chi sono i principali attori nel trattamento dei dati?
Il Titolare del trattamento dei dati e il Responsabile del trattamento dei dati. Consiglio di individuare il Titolare del trattamento nella mandante e il Responsabile del trattamento nell’agente.
Ad esempio, se io sono un agente e sto svolgendo un’attività promozionale per conto di una mia mandante in qualità di Responsabile del trattamento, qual è il mio obbligo?
Il tuo unico obbligo è quello di seguire scrupolosamente quanto stabilito dal titolare del trattamento. Anche se le direttive possono sembrare pesanti e farraginose, è importante rispettarle perché tutte le responsabilità cadranno sul titolare.
Cosa succede nel caso di una mailing list non gestita per conto di una mandante?
L’agente diviene Titolare del trattamento. Deve stabilirne le modalità e le finalità, acquisire il consenso e fornire l’informativa sulla privacy al cliente. Anche se si tratta di indirizzi aziendali, è necessario il consenso per l’inserimento nella mailing list, come previsto dall’articolo 130, comma I e II, del Codice della Privacy.
È possibile inviare comunicazioni commerciali a una mailing list senza passaggi preliminari?
No, è sempre meglio fornire l’informativa sulla privacy e ottenere il consenso, a meno che non sia il cliente stesso a richiedere informazioni: in tal caso si configura una fase precontrattuale. È comunque consigliabile allegare l’informativa e il modulo per l’acquisizione del consenso. Ripetiamo per chiarezza: se si è Responsabili del trattamento dei dati anziché Titolari, il lavoro si semplifica notevolmente.
Cosa dire dei classici bigliettini da visita che si ricevono in occasione delle fiere?
Quando un agente riceve un bigliettino da visita durante una fiera, deve contattare la persona per chiedere il consenso prima di avviare qualsiasi attività promozionale. Se è il cliente stesso a richiedere informazioni sui prodotti e prezzi, l’agente dovrebbe includere l’informativa sulla privacy e il modulo per il consenso nella sua risposta.
Cosa succede quando è l’agente ad assumere il ruolo di Titolare del trattamento?
L’agente, in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali dei propri collaboratori e subagenti, assume il ruolo di titolare. Pertanto, deve informare i subagenti su come acquisire i dati, le modalità e le finalità del trattamento. È consigliabile disporre di un modello di privacy personalizzato con l’acquisizione del consenso. Questo non solo garantisce il rispetto delle norme, ma permette anche di lavorare in modo più professionale, prendendosi cura dei clienti che hanno manifestato interesse e dato il consenso e lasciando da parte quelli che al momento non lo hanno fatto, ma che potrebbero farlo in futuro.
